Przede wszystkim należy wybrać koordynatora pracy wolontariusza. Taka osoba powinna dobrowolnie się na to zgodzić – inaczej będzie traktować swoją pracę jak „zło konieczne”. Dobrze byłoby, gdyby lubiła i chciała pracować z ludźmi, posiadała kompetencje do kierowania nimi i miała czas potrzebny do sprawowania tej funkcji.

Te czynniki są niezbędne, by współpraca wolontariusza z organizacją bądź instytucją przebiegała bez komplikacji. Koordynator powinien być takim „łącznikiem pomiędzy tymi dwoma stronami. Dobrze byłoby,  gdyby taka osoba przeszła proponowane i organizowane prze Centrum Wolontariatu  szkolenie „Jak zdobyć i zatrzymać wolontariusza” Celem takiego spotkania jest przedstawienie uczestnikom zajęć, idei wolontariatu oraz wzbogacenie ich wiedzy o umiejętność pracy z wolontariuszami.

            Kolejnym krokiem powinno być określenie zakresu obowiązków wolontariusza, czyli co będzie wykonywał, oraz jak będzie to czynił. Trzeba też jasno określić ramy czasowe w których będzie wykonywał swoje czynności. Wszyscy wiemy, że nic tak nie dezorganizuje pracy organizacji bądź instytucji, jak nieświadomość: kto, za co i kiedy odpowiada. Wolontariusz powinien dokładnie wiedzieć, jaki jest zakres jego kompetencji i mieć świadomość kompetencji innych, W ten sposób obejdzie się bez zbytniego chaosu i ewentualnych nieporozumień.

            Pamiętać należy również o niezwykle istotnej rzeczy, jaką jestprzygotowanie personelu do współpracy z wolontariuszami. By atmosfera wokół wolontariuszy była sprzyjająca, pracownicy etatowi powinni dowiedzieć się, na czym polega specyfika pracy wolontariusza, oraz jaka będzie jego rola. Pozwoli to uniknąć podejrzeń, poczucia zagrożenia i rywalizacji. Pozostała część zespołu powinna zrozumieć, że wolontariusz będzie po to, by wspomagać jego działania, a nie po to by z nim rywalizować.

Warto też zadbać o to, by odpowiednio przygotowaćstanowisko pracy dla wolontariusza. To podstawowy element potrzebny do tego, by należycie wywiązać się z powierzonych  mu  zadań. W miarę  możliwości  koordynator  w porozumieniu z osobą kierującą placówką powinien tak ułożyć  pracę zespołu, by  zadbać  o to, by miał  on dostęp do niezbędnych materiałów i urządzeń biurowych.

            Ważną częścią pobytu wolontariusza w organizacji jest monitoring jego działań. To koordynator obok wsparcia, powinien też monitorować jego działanie. Niezwykle istotny jest  stały kontakt z wolontariuszem, Te kontakty obok funkcji sprawozdawczo kontrolnych stwarzają atmosferę zaufania i otwartości. Wolontariusze będą wówczas czuć się u nas potrzebni. To wszystko zapobiegnie sytuacji, że  nagle z niewiadomych przyczyn jakiś wolontariusz odejdzie z organizacji..

Takie spotkania są jednocześnie formą wsparcia ochotników, często w natłoku obowiązków zapominamy, jak ważne jest nagradzanie wolontariuszy, To pokazuje, że organizacja potrafi docenić ludzi jako swoją rzeczywistą wartość. O to, by wolontariusze byli nagradzani powinien dbać koordynator. Mogą to być drobne nagrody, często powinny natomiast padać zwyczajne słowa podziękowania. Tworzenie wokół niego milej atmosfery, czy pamiętanie imienia wolontariusza, to już jest dla niego nagroda.

Przynajmniej raz w roku powinny się odbyć spotkania nagradzająco - motywujące. Podczas których spotykać się będą wolontariusze i cały personel. Przypomnienie na nich misji placówki i jej celów, metod działania oraz dostrzeżenie pojedynczego wolontariusza ma również niesamowity walor motywujący.

Poniżej kilka innych przykładów nagradzania wolontariuszy:

·     zwiększanie odpowiedzialności wolontariuszy – awans;

·     dbanie o rozwój, zdobywanie nowych umiejętności;

·     obchodzenie Dnia Wolontariusza (5  grudnia)

·     umieszczenie  jego nazwiska w raporcie organizacji;

·     wysyłanie kartek okolicznościowych;

·     nominowanie do ogólnopolskiego konkursu dla wolontariuszy „barwy Wolontariatu”

Na koniec jeszcze słów kilka o  tej mniej przyjemnej części współpracy z wolontariuszem jaka jest jejzakończenie.

Sytuacja jest kłopotliwa, nawet jeżeli chodzi o płatnych pracowników, a co dopiero gdy mówimy o wolontariuszach, którzy swoją pracę wykonują dobrowolnie, Te dylematy są oczywiste i trudne. Wśród tych wszystkich cech, jakie są znamienne dla pracy wolontariusza warto w tym przypadku zwrócić uwagę na to, że wolontariusz nie pracuje przecież u nas bezinteresownie. Coś zyskuje, czy to nowe umiejętności, czy to niezbędną praktykę i doświadczenie. Poza tym, jeżeli on ma prawo powiedzieć „dziękuję - dowidzenia” to również takie prawo przysługuje organizacji. Takie postawienie sprawy umożliwia kształtowanie partnerskich relacji, bez uprzywilejowania ani wolontariusza ani placówki

To bardzo ważne, gdy nadejdzie moment, kiedy któraś ze stron musi podziękować za współpracę

To tyle jeżeli chodzi o zaangażowanie wolontariusza w placówkach, jest jeszcze szereg  aspektów prawnych o których piszemy w innym miejscu, należy je również wziąć pod uwagę.